Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente:

• Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten  durch Suchalgorithmen, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Indexierungen
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten durch Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
• Verwaltung von Bearbeitungsständen in verschiedenen Versionen
• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten in Workflows
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage