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Archivsystem

Ein Archivsystem dient der langfristigen, unveränderlichen,

revisionssicheren Speicherung von archivierungspflichtigen

oder archivierungswürdigen Dokumenten. Es bedient sich dabei der optoelektronischen Speichertechnologie, das heißt

der Speicherung von digitalen Informationen auf

Speichermedien mittels eines optischen, lasergestützten

Beschreibungsverfahrens. Im Gegensatz dazu bietet eine

Speicherung mittels eines magnetischen Speicherverfahrens

wesentlich weniger Langzeitsicherheit und ist daher für die

Langzeitarchivierung weniger gut geeignet.

Cartridge

Magnetbandspeicher in Kassetten, der zur Datensicherung von

Festplatten verwendet wird.

Client

Eine Arbeitsstation, die in einem Netzwerk Dienstleistungen,

Daten oder den Zugriff auf Peripheriegeräte vom Server

anfordert.

Client-Server-Modell

Systemarchitektur in Netzwerken, bei der durch das

Zusammenspiel zwischen den Ressourcen einer Arbeitsstation

(Client) und einer zentralen Instanz (Server) die

Leistungsreserven des Systems besser genutzt werden können.

Die Grundidee besteht darin, Computerleistungen unter den

verschiedenen Benutzern des Systems aufzuteilen.

COLD

"Computer Output on Laser Disc" - englische Abkürzung für die

Ausgabe von Daten auf optische Speicherplatten, üblicherweise

WORM. Die Software von COLD-Systemen unterstützt die

Indizierung und Archivierung von Bild- und Textdokumenten,

die Benutzer können diese online betrachten und Daten

extrahieren.

Datenbank, relationale

Datenbanktyp, bei dem die Daten in Form von Tabellen

gespeichert werden. Dabei stehen die Datensätze in den Zeilen

und die Datenfelder (Attribute) in den Spalten. Ein Datensatz

ist also Element einer Relation von Feldmengen. Durch diese

mathematische Interpretationsweise lassen sich komplexe

Beziehungen leichter organisieren. So kann bei diesem

Datenbanktyp auch eine Verknüpfung verschiedener

Datenbestände vorgenommen werden.

Datensicherungssystem

Ein Datensicherungssystem dient der Sicherung der

Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit von Datenbeständen.

Zur Sicherung von Informationen gegen Zerstörung,

Veränderung, unbefugten Zugriff oder den Ausfall von externen

Speichern dienen zum Beispiel Zugangs- und

Zugriffskontrollen, periodische Sicherungen oder identische

Replikationen der Dokumentenbestände an verschiedenen

Lokationen.

Deskriptoren

Oberbegriffe zur Klassifizierung der Suchbegriffe, die den

Daten/Dokumenten zur späteren Recherche-Möglichkeit

zugeordnet werden.

DMA

"Document Management Alliance" - Zusammenschluss von

über 90 Unternehmen mit dem Ziel, Standards und Produkte

zur Verfügung zu stellen, die die Interoperabilität von

Dokumenten-Management-Anwendungen, Services und

Respositories (Dokumentenbestand) ermöglichen.

DMS

"Document Management Systems" - Systeme zur Handhabung

und Verwaltung elektronisch gespeicherter Dokumente. Der

Begriff wird oft für elektronische Archivsysteme benutzt, die ein

integriertes Vorgangsbearbeitungssystem besitzen.

Document imaging

Das elektronische Rasterbild eines Papierdokuments

(Faksimile) kann als nichtkodierte Information vom Rechner

nicht direkt weiterverarbeitet werden. Imaging sorgt für die

Erstellung elektronischer Kopien der Faksimiles durch

Digitalisierung mittels Scannern, um so eine EDV-mäßige

Verarbeitung zu ermöglichen.

Dokumenten-Management-System (DMS)

Unter Dokumenten-Management verstehen wir alle Aspekte

der digitalen Verarbeitung von Dokumenten. Dies reicht von

der Erfassung von Papierdokumenten über Scanner (Imaging),

der Verarbeitung bereits digital erzeugter Dokumente

(Dokumenten-Management im engeren Sinne) bis hin zur

Archivierung auf optischen Platten. Unter Dokumenten-

Management-Systemen verstehen wir daher alle Systeme, die

diesem Zweck dienen. Hierzu zählen Datensicherungs-Systeme,

Archivsysteme, Recherche/Retrieval-Systeme sowie DMS im

engeren Sinne. Auch die automatisierte Weiterleitung und

Bearbeitung digitaler Dokumente (=Workflow) ordnen wir

diesem Begriff zu, sofern nicht explizit von Workflow die Rede

ist.

EDM

"Engineering Document Management" - Verschmelzung der

Datenströme aus Konstruktion, Auftrag und Fertigung. Beispiel:

Bauprojekt Zunächst werden alle Dokumente zentral auf einem

Server in thematisierten Datenbanken gespeichert und

verwaltet. Die Planer, die bauausführenden Unternehmen und

sogar Reproduktionsbetriebe nutzen den gemeinsamen

Dokumentenpool und kommunizieren über Modem, ISDN oder

das Internet. Dadurch, dass alle am Bau Beteiligten Zugriff auf

diesen Pool und damit auch auf die aktuellen Daten und

Dokumente haben, lassen sich enorme

Produktivitätsverbesserungen erzielen.

Host-System

Zentrales Großrechnersystem in einem Netzwerk, das den

verschiedenen Teilnehmern bestimmte

Verarbeitungsleistungen zur Verfügung stellt.

IMC (International Management Congress)

Weltweiter Veranstalter von DMS-Messen.

Indizierung

Datenbankgeschütztes Verfahren zur Erstellung möglichst

eindeutiger Zugriffsinformationen für das schnelle

Wiederauffinden gespeicherter Dokumente.

Interface

Englische Bezeichnung für Schnittstelle. Dient in der Regel zur

Verknüpfung zweier nicht kompatibler Geräte/Anwendungen.

Internet

Der weltweit größte internationale Verbund von vielen tausend

Teilnetzwerken. Jedes Teilnetz ist technisch und organisatorisch

sowie finanziell unabhängig. Wesentlicher Bestandteil des

Internet ist das Worldwide Web (WWW).

Intranet

Bei einem Intranet handelt sich um ein geschlossenes, nach

den Standards des Internets aufgebautes

unternehmensinternes Netzwerk.

IT

Informationstechnologie

Jukebox

Plattenwechselautomat für Speichermedien (WORM, CD, DVD).

JPEG

1. Expertengruppe (Joint Photographers Expert Group) zur

Erarbeitung von Verfahren zur Bildkompression.

2. Von diesem Gremium erarbeitetes

Kompressionsverfahren, welches es ermöglicht, digitale

Standbilder in Echtfarben (24 bit Tiefe) in einem

Verhältnis von 15:1 ohne sichtbaren Qualitätsverlust zu

komprimieren. Bei solchen Bilddateien werden

benachbarte Informationen (Farben) immer stärker

zusammengefasst. Dazu eignen sich besonders Fotos.

MOD

"Magneto Optical Disc" - magneto-optischer Datenträger:

Wiederbeschreibbarer magnetischer Datenträger, der mit

einem Laserstrahl magnetisiert wird.

MPEG

"Motion Picture Expert Group" - spezielles

Kompressionsverfahren für bewegte Bilder. Und so funktioniert

MPEG:

Um bei der Speicherung von bewegten Bildern kostbaren

Speicherplatz zu sparen, werden aus einer Videosequenz stets

alle redundanten (mehrfach vorkommenden)

Bildinformationen herausgefiltert. Gespeichert werden also

stets nur die Bildinformationen, die sich im Vergleich zum

vorherigen Bild einer Sequenz verändern. Vorteil: Reduzierung

des Speicherbedarfs und schnellere Datenübertragung via

Internet.

Multiserver-Konzept

Client-Server-System, in dem ein Server mehrmals oder

verschiedene Server parallel im Netz installiert sind. Die

einzelnen Server können dann bestimmten Abteilungen oder

Mandaten zugeordnet sein.

Recherche-/Retrieval-Systeme

Ermöglichen die computergestützte Recherche von

Dokumenten oder Dokumenteninhalten in elektronischen

Archiven.

ODMA

"Open Document Management API" - standardisiertes,

plattformunabhängige High-Level- Interface zwischen Desktop-

Applikationen und Dokumenten-Management-Systemen

(Client-Schnittstelle).

Scanner

Gerät zum Abtasten optischer Informationen, die in elektrische

Impulse umgewandelt und an den Computer weitergeleitet

werden.

Server

Eine Instanz, die einem Client auf Anforderung bestimmte

Dienste (zum Beispiel Fax- oder Druckservice) in einem

Netzwerk zur Verfügung stellt. Eine typische Serverfunktion ist

die zentrale Datenbankverwaltung.

Skalierbarkeit

Möglichkeit, das DMS z. B. hinsichtlich des Speicherplatzes

oder der Systemleistung ausbauen zu können, wobei alte und

neue Komponenten eine Einheit bilden.

SQL

"Structured Query Language" - strukturierte Abfragesprache, die

es dem Benutzer ermöglicht, auf die Daten einer relationalen

Datenbank zuzugreifen. Ferner können die Daten mit SQL

aktualisiert, definiert und gelöscht werden.

TIF

"Tagged Image File" - unterstützt die elektronische Speicherung

von bis zu 24-bit Farbbildern über eine Vielzahl von Formaten.

Die Dateien können komprimiert oder unkomprimiert sein.

Nicht alle TIF-Implementierungen funktionieren mit allen

Wiedergabeprogrammen.

TIFF

"Tagged Image File Format" - spezielles Dateiformat für TIFBilder.

VOI

"Verband Optische Informationssysteme e.V." - Deutscher

Fachverband der Hersteller, Anbieter und Berater von DMSProdukten.

Er wurde 1991 mit Sitz in Darmstadt gegründet und

zählt heute über 100 Mitgliedsfirmen.

Volltextdatenbank

Datenbank, die die Verwaltung unstrukturierter Daten erlaubt.

Im Gegensatz zu den herkömmlichen Datenbanken gibt es hier

keine vordefinierte Struktur mit zum Beispiel fest vorgegebener

Feldgröße. Trotz unstrukturierter Dateneingabe erlaubt eine

Volltextdatenbank das Selektieren und Verknüpfen von

Datensätzen.

WfMC

"Workflow Management Coalition" - 1993 als ein

internationaler Zusammenschluß von Workflow-Herstellern und

Beratern aus über 25 Ländern gegründet. Ziel ist es, die

Softwareterminologie, die Interoperabilität und die

verschiedenen Schnittstellen zwischen Workflow-Produkten zu

standardisieren und deren Verbreitung weiter zu steigern.

Workflow-Systeme

Elektronische Vorgangssteuerungssysteme, die der

prozessorientierten Integration von Dokumenten in die

einzelnen Arbeitsschritte dienen. Zu unterscheiden sind

sogenannte Production-Workflows für strukturierte Prozesse

und Ad-hoc-Workflows für einmalige und variierende Prozesse.

Workflows verkürzen die Bearbeitungszeiten enorm, da

Transport- und Liegezeiten entfallen und Prozesse auch parallel

bearbeitet werden können.

WWW

"Worldwide Web" - sogenanntes Hypermedia-System, das nicht

nur die Speicherung von Text und Grafik, sondern auch von

bewegten Bildern und Ton erlaubt. Das WWW ermöglicht den

Zugriff auf digitale Dokumente, die auf über die ganze Erde

verteilten Servern gespeichert sind.

WORM

"Write Once Read Many" - optische Speicherplatte, die zwar auf

der MO basiert, aber im Gegensatz dazu nicht

wiederbeschreibbar und damit für die Langzeitarchivierung

geeignet ist.